Saiba como aplicar a comunicação interpessoal em seu supermercado
Eliseu Gardin
Ao longo dos anos, muitas têm sido as mudanças no que se refere à comunicação, nas formas que esta assume, nas estratégias que são utilizadas, na importância que esta tem nas relações, quer pessoais, quer profissionais. Nos dias de hoje, fruto de uma sociedade que desenvolve e quebra barreiras de comunicação a um ritmo fulminante, estas mudanças tiveram e têm um impacto crescente na dimensão da sua importância. Com efeito, hoje os colaboradores, de qualquer organização, são agentes ativos na construção e circulação da comunicação e não meros intermediários para a concretização dos objetivos organizacionais, tal como foram percepcionados em tempos mais recuados.
É necessário que os interesses do supermercadista estejam de acordo com a auto-realização dos colaboradores, o que requer uma constante atenção às suas necessidades individuais. Sendo o trabalho considerado como conjunto de atividades grupais, estas são mais influenciadas pelas normas de grupo, do que pelos incentivos salariais e materiais, uma vez que o ser humano é motivado pela necessidade de conviver, comunicar e ser reconhecido. Nesse sentido, as organizações são instrumentos sociais através dos quais as pessoas combinam os seus esforços e trabalham juntas para atingir propósitos que isoladamente jamais poderiam alcançar.
Como já referido, cada vez mais o “capital humano” é valorizado, não basta apenas que sejam selecionados para as lojas os colaboradores mais eficientes e eficazes, é necessário que o fluxo de informação seja de qualidade, isto é, que a comunicação seja adequada, para que o fator humano selecionado possa ser determinante na potencialização da capacidade de resposta da sua loja. “Assim, o foco da responsabilização não é nem no indivíduo nem nas estruturas sociais, mas antes na relação do indivíduo com as estruturas sociais.
O conceito de estrutura surge como instrumento de coordenação de atividades de controle de atuação dos seus colaboradores, “é normalmente definida como a forma de gerir a cumplicidade, a formalização e a centralização existentes numa organização”.
A estrutura pode ser dividida em macroestrutura (relacionada com a totalidade das divisões da organização) e microestrutura (relacionada com a organização das atividades dentro de uma divisão), é considerada o elo de ligação entre os objetivos estratégicos e a forma como vão atuar no mercado, sendo definida de acordo, com a gestão que é praticada na loja, composta por órgãos, cargos, relações e níveis hierárquicos. É caraterizada pelas relações de dependência hierárquica e de cooperação, pela forma como as atividades são distribuídas e descritas e ainda como são estabelecidos os sistemas de comunicação.
Cada indivíduo deve ter em consideração que o seu próprio comportamento verbal ou não verbal, influencia as relações com os outros, assim como, a satisfação no trabalho e incentivo para o cumprimento dos objetivos organizacionais. “Se existirem boas relações interpessoais dentro da sua loja, estas determinam uma melhor saúde e bem-estar do colaborador e aumentam a sua capacidade de envolvimento no trabalho.
O QUE É COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL?
A comunicação interpessoal é a habilidade de receber, interpretar e transmitir informações utilizando a escrita, a fala ou a expressão corporal. Ela envolve reciprocidade, reações e respostas entre as pessoas. A comunicação nos permite conviver em sociedade e formar grupos harmoniosos, que contribuem para o nosso crescimento pessoal. No âmbito empresarial não é diferente. A comunicação interpessoal é um dos principais fatores para o sucesso profissional.
Uma definição simples para a comunicação interpessoal é a troca de informações entre duas ou mais pessoas, por meio de sinais verbais ou não verbais.
Independente do cargo que o profissional ocupe, em uma comunicação eficiente, as relações se tornam mais fluidas e assertivas. A habilidade de se comunicar nasce com cada pessoa. Alguns têm mais facilidade, outros menos, mas o uso da linguagem é inerente ao ser humano.
Mas, diante de uma infinidade de personalidades e características diferentes, como um supermercado pode facilitar a comunicação interpessoal?
A comunicação interna do supermercado contribuirá efetivamente para a maior satisfação de seus colaboradores, uma vez que ela traz mais credibilidade e transparência para as decisões da gestão, além de permitir um melhor conhecimento da empresa por parte dos profissionais.
Além disso, destaca-se o sentimento de pertencimento atribuído a toda a equipe, e o poder de minimizar os efeitos de períodos mais desafiadores. Por fim, traz oportunidades para reconhecer aqueles que mais se destacam e também alinha todo o time e traz motivação para a equipe.
Para usufruir de todos esses diferenciais é preciso conseguir fazer uma boa comunicação interna no seu supermercado.
POR QUE DEVO ME PREOCUPAR COM COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL DO SUPERMERCADO? E QUAIS AS ESTRATÉGIAS?
Durante o processo de comunicação interpessoal existem diversas estratégias passivas, ativas e interativas que as pessoas costumam utilizar a fim de se aproximar de outros. Conceitualmente, uma estratégia passiva é a ação de observar alguém à distância antes de tomar a decisão se deve ou não o abordar.
Visando, também, que pedir diretamente informações a outras pessoas sobre alguém é considerado uma estratégia ativa.
E, uma estratégia interativa é a ação de alguém aproximar-se diretamente e iniciar uma conversa com outra pessoa.
A comunicação interpessoal é importante em qualquer organização, afinal, se você tem uma equipe que entende a importância de cada tarefa realizada e que sabe quais são os objetivos da loja, fica mais fácil motivá-la e manter todos alinhados.
Além disso, quando os colaboradores percebem que eles não estão sendo enganados pelos seus superiores a confiança será maior e o dia a dia fluirá melhor. É importante mencionar que quando a comunicação é boa, fica mais fácil de entender quais são as habilidades e pontos fracos de cada um. Esse conhecimento permitirá que você consiga direcionar os colaboradores, transferindo-os para departamentos onde eles possam ter um melhor desempenho, de acordo com as habilidades e treinamentos. Ou seja, você consegue aumentar a produtividade e a satisfação deles e, com isso, obter melhores resultados no supermercado.
Dar voz às equipes também é um propósito da comunicação. A CI deve acontecer horizontalmente, ou seja, as informações devem ir e vir de todos os sentidos e todos precisam ser ouvidos.
Com informações bem divulgadas e acessíveis, equipes engajadas e com oportunidade de participar, a comunicação interna alcança o seu principal objetivo, que é alinhar colaboradores e o supermercado na mesma direção.
Independente dos problemas e objetivos de cada departamento do supermercado, algumas ações de comunicação são essenciais e sempre devem ser realizadas. Ações que promovam e incentivem o feedback, a transparência, o engajamento e que auxiliem a liderança é extremamente importante para que todos os outros objetivos de comunicação sejam alcançados.
O segredo para ter sucesso nas ações de comunicação interna é o planejamento adequado e de acordo com os objetivos e metas da gestão para a loja.
- Faça reuniões periódicas com sua equipe
Realizar reuniões periódicas é uma estratégia a ser considerada para ter uma boa comunicação interna no supermercado, especialmente por contribuir para a integração de toda a equipe frente às principais decisões a serem tomadas. No entanto, as vantagens não se resumem a esse ponto.
Ao reunir o seu time periodicamente para passar as principais informações da gestão do supermercado, você pode estar contribuindo para o desenvolvimento individual de cada colaborador. Além disso, essa é também uma excelente forma de resolver pendências que surjam no dia a dia de trabalho e que envolvam diferentes setores. Nesses encontros, também podem surgir ideias inovadoras para serem aplicadas em seu supermercado, bem como aproximar os profissionais de seus gestores. Assim, eles estarão mais abertos para proporcionar feedbacks sobre suas funções, além de receberem de forma mais positiva o retorno sobre o seu trabalho para possíveis pontos de melhoria.
- Adote mural de avisos
A próxima dica para melhorar a comunicação interna do supermercado é a adoção de um mural de avisos. Esse é um espaço ideal para divulgar informações, trazer a escala de revezamento dos profissionais em dias feriados e finais de semana, cronograma de cursos de aperfeiçoamento, além de divulgar metas e quais profissionais que se destacaram em um determinado período.
O mural pode ser uma ferramenta muito útil já que os principais avisos destinados aos colaboradores são colocados de forma prática e ágil. Basta imprimir uma folha de colocar no quadro, possibilitando que eles tomem conhecimento sobre as tarefas consideradas essenciais e se programem para as atividades destinadas a cada colaborador.
Vale a pena dizer que essa estratégia ainda conta com um forte apelo visual. Além de colocar o conteúdo em textos e tabelas, você também pode utilizar imagens para conseguir atrair a atenção de seu time e passar a mensagem necessária.
Com as mudanças de personalidade e objetivos que percebemos nas gerações que estão entrando no mercado de trabalho, a comunicação interna (CI) também muda e acompanha essas tendências.
O USO DO WHATSAPP NA COMUNICAÇÃO INTERNA COM OS COLABORADORES
A comunicação em grandes redes de supermercados geralmente é feita de forma “top down”, isto é, das hierarquias mais altas para as mais baixas. As informações são compartilhadas em cada cidade, região e loja individual principalmente por e-mail, no computador desktop do gerente da loja.
A comunicação é a base do relacionamento que seus clientes mantêm com sua marca, bem como do relacionamento que você mantém com seus colaboradores. Novas tecnologias, como aplicativos “app´s”, permitem que você alcance seus funcionários, não importa onde eles estejam. A comunicação acontece no dispositivo móvel amplamente aceito e utilizado: o smartphone. Para chegar a todos, especialmente em um negócio tão disperso como o varejo, a comunicação precisa se tornar digital. Distribuir conteúdo nos smartphones de seus colaboradores significa ter um alcance mais amplo, com a capacidade de se comunicar imediatamente com cada um dos colaboradores.
O WhatsApp é um dos aplicativos de mensagens instantâneas mais populares no Brasil e no mundo e algumas organizações vêm adotando a funcionalidade Business para facilitar a comunicação com seus colaboradores. Além de ser uma tendência em todos os setores varejistas e não somente na comunicação interna, os aplicativos como plataforma de comunicação e serviços de RH serão uma das principais ferramentas para alcançar o público interno.
A pandemia do coronavírus alterou alguns procedimentos em relação ao uso do aplicativo. Com o isolamento social, tornou-se um dos principais canais entre empregadores e colaboradores, resultando em uma maior proximidade e mais engajamento. Com o uso do WhatsApp para comunicação interna, além de evitar a repetição das mensagens em vários canais, a forma e o conteúdo dos comunicados trouxeram mais leveza e informalidade. Esse tipo de comunicação reafirma as relações cotidianas e horizontais, diálogo mais rápido e transparente, além disso, traz jovialidade para a marca e proximidade com os potenciais colaboradores. Facilita o diálogo para que os líderes estejam todos na mesma página sobre os valores da loja e que a agenda seja realmente a do supermercado e não a de pessoas específicas. Dessa forma, os colaboradores entenderão melhor o que está por trás daquela causa e se engajarão melhor em cada tema, incorporando a prática em seu cotidiano.
Estabelecer ações citadas acima, melhora o clima organizacional e deve estar entre as principais preocupações da sua loja, a fim de que haja uma redução da taxa de turnover (rotatividade de pessoal) e uma retenção de talentos adequada.
FUNÇÕES DA COMUNICAÇÃO
Nenhum grupo ou organização sobrevive ou se desenvolve sem comunicação. É por meio da comunicação que há transferência de significados, valores, ideias e informações entre seus membros. A comunicação, em suas diferentes formas, é de fundamental importância para as organizações, pois, desempenha quatro funções básicas: controle, motivação, expressão emocional e informação. A comunicação enquanto “controle” tem por objetivo orientar o comportamento dos membros de determinado grupo ou organização.
Ela se configura ao definir a quem se reportar para comunicar algum problema; ao esclarecer acerca das políticas do supermercado e ao determinar o que deve ser feito para executar as tarefas, já que as organizações possuem hierarquias.
A comunicação atua como um “fator motivacional”, refere-se ao esclarecimento de como está o desempenho individual e atual e o que poderia ser feito para melhorá-lo. Esta função da comunicação é particularmente importante no gerenciamento de equipes de trabalho, quando se espera do gestor um retorno a respeito do desempenho apresentado com especificação de pontos de melhoria.
A comunicação, em um grupo ou organização, também tem como função proporcionar “expressão emocional” entre seus membros, no momento em que favorece as interações sociais. Ao se configurar como fonte primária de interação, torna-se um importante mecanismo para que expressem suas satisfações e frustrações.
Por último, e não menos importante, a comunicação assume o papel de “informação” quando subsidia a tomada de decisão, possibilitando, aos integrantes do grupo ou organização a identificação e avaliação das alternativas de escolha fornecidas pelo processo de comunicação.
Ao considerar todos os objetivos que podem ser alcançados por meio da comunicação, chegamos à conclusão de que a comunicação está presente sempre que falamos em liderança, em negociação, em saber ouvir, em dar feedback, em estimular pessoas, em propor mudanças e inovações, em defender propostas, em compartilhar os conhecimentos, ao cobrar resultados, ao alinhar esforços, ao descrever instruções e relatórios com objetividade e conteúdo, entre tantas outras competências. Em resumo, se alguém, independentemente do cargo que ocupa, busca uma carreira promissora, precisa dominar algumas regras, dinâmicas e processos sobre como estabelecer e manter um sistema de comunicações eficiente.
Comunicação Interna é um setor planejado, com objetivos definidos para possibilitar toda a interação entre organização e seus colaboradores. Com ela é possível aprimorar os relacionamentos e aumentar a produtividade, o engajamento e até mesmo os resultados financeiros da sua loja.
TÉCNICAS DE COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL
Através destas informações, sua linguagem corporal, expressão facial, postura, movimento e tom de voz podem ajudá-lo a enfatizar a verdade, sinceridade e confiabilidade de sua comunicação. É possível destacar algumas técnicas:
- Tom de voz;
- Língua;
- Autoridade;
- Expressões faciais;
- Gestos;
- Contatos visuais
Portanto, diante destas caracterizações é possível distinguir, diante de uma comunicação interpessoal, como a pessoa começa a agir e a responder sobre a conversa, o assunto e sobre as pessoas envolvidas.
QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS RISCOS DA AUSÊNCIA DE COMUNICAÇÃO INTERNA NA SUA LOJA?
Agora que você já entende sobre as vantagens de se investir na comunicação interna e o que ela representa para o seu negócio, chegou o momento de conhecer sobre os riscos que sua ausência traz para a equipe.
- Incertezas e dúvidas por parte dos colaboradores: Conforme podemos observar, uma das principais vantagens relacionadas ao investimento em comunicação interna tem ligação com o engajamento e com a produtividade dos colaboradores. No entanto, para que possamos desenvolver essas questões, é preciso tirar todas as incertezas e dúvidas por parte dos profissionais, contribuindo para que haja transparência entre os gestores e sua equipe. Comunicação clara e transparente. Caso não haja essa comunicação, poderão surgir boatos e fofocas, desencadeando estresse.
- Não cumprimento de prazos e tarefas: Podemos destacar o não cumprimento de prazos e tarefas. Imagine só uma equipe que não tem informações suficientes sobre o atual cenário do supermercado: como ela conseguirá interpretar suas funções de modo a contribuir para o crescimento da loja? Como vai propor soluções de aperfeiçoamento para o time? Como adquirir conhecimento a partir das dificuldades encontradas para alcançar os objetivos do negócio? É preciso deixar claro, aos seus colaboradores, o que a loja espera de cada um, como eles precisam exercer suas funções para alcançar as metas e como o time poderá auxiliá-los nesse sentido.
- Linguagem corporal: É importante, durante a comunicação, não demonstrar linguagem corporal negativa, porque “a primeira impressão é a última impressão”, então, deve-se sempre tomar cuidado e analisar a linguagem corporal sendo transmitida.
COMUNICAÇÃO PAUTANDO PELOS CONCEITOS: NECESSIDADE, INOVAÇÃO E RECONHECIMENTO
As habilidades de comunicação interpessoal ajudam no desenvolvimento da carreira, ou desenvolvimento profissional porque, apesar de parecer simples, o pequeno ato de criar uma conversa pode ser muito difícil, principalmente se não souber como a outra pessoa irá reagir.
Ter uma boa comunicação na empresa se tornou necessidade para qualquer organização. Aproveite todas as ferramentas de comunicação que são utilizadas na sua loja para realizar as ações, inove e seja criativo para que todos se envolvam de alguma forma nas atividades.
Uma ação simples que incentiva o feedback é a entrega de bombons ou outros doces aos colaboradores e indicar que cada bombom significa um feedback que deverá ser dado a um colega. Se estipula um prazo e todos devem entregar um bombom com um feedback positivo ou negativo a um colega até determinada data.
Por meio da comunicação, existe a possibilidade de reconhecer aqueles colaboradores que mais contribuíram para a loja e trouxeram um diferencial para o trabalho em equipe e para a entrega aos seu departamento. Em canais específicos, existe a possibilidade de divulgar o que os colaboradores têm feito e apresentar os resultados que determinada ação trouxe, inspirando outras pessoas a também traçarem estratégias inovadoras para os seus departamentos.
Processos bem delimitados também contribuirão para a fácil adaptação de novas pessoas em uma equipe, permitindo que o trabalho seja elaborado de maneira eficaz logo em suas primeiras semanas e sem a necessidade de muito esforço por parte dos gestores imediatos. Cada profissional tem suas características individuais as quais estão diretamente relacionadas aos seus perfis comportamentais. Isso exige, de um bom líder, a adaptação para fazer os mais diversos tipos de abordagens. Dessa forma, é preciso que os gestores passem por constantes treinamentos com o objetivo de que eles conheçam sua equipe e entendam a melhor maneira de se comunicar com cada colaborador.
Outro ponto importante é o clima organizacional. É essencial para que a loja possa alcançar seus objetivos, além de atrair e reter talentos. A comunicação interna, nesse sentido, não está baseada apenas em oferecer informações relevantes quanto à realidade do departamento ou da rede de supermercado, mas também serve para proporcionar um ambiente que seja acolhedor e traga bem-estar para aos colaboradores envolvidos. Para isso, o ideal é promover momentos de descontração, como eventos de integração entre os colaboradores.
