Por Eliane Carone
O sonho de todo empreendedor é conseguir manter a balança do seu negócio equilibrada na seguinte proporção: maior lucratividade com os menores custos, despesas e gastos. Se fosse fácil atingir essa meta, não seria um sonho da maioria dos empresários, muito menos o pesadelo de muitos deles que nunca atingem esse ideal, apenas sobrevivem no seu ramo ou até cerram as portas, desistindo das contas que jamais fecham com bons resultados.
Para o setor supermercadista, que tem uma complexidade superdimensionada se comparada a outros comércios, a realização desse sonho é ainda muito mais difícil. Isso porque, varejistas desse segmento têm que contrabalançar muitas variantes, como malabaristas que equilibram um número absurdo de pratos ao mesmo tempo.
São compras de grande número de produtos, de várias marcas e em larga escala, a maioria alimentares e perecíveis; múltiplas obrigações fiscais e de impostos; o cumprimento de rígidas legislações, principalmente sanitárias, que regulamentam o setor; negociações com muitos fornecedores, desde grandes indústrias até pequenos produtores; armazenamento desde pequenos a grandes estoques para muitas mercadorias distintas; logística de recebimento contínuo de produtos; quadro de pessoal extenso, complexo, com tipos diferentes de contratação, atribuições e salários diversos; montagem contínua e trabalhosa de escalas de horários desse pessoal; alta rotatividade de funcionários; treinamento e cursos para colaboradores e formação de equipes e lideranças; manutenção das lojas no estado impecável, com água, iluminação, sistemas de refrigeração e rede de sistemas interligados de tecnologia, limpeza e exigências sanitárias; reposição constante de produtos; planejamento e organização de corredores, gôndolas, prateleiras, geladeiras e setores de padaria, açougue e peixaria; sistema rápido e eficiente de cobrança nos caixas e muitos outros, como toda a estrutura para o e-commerce, hoje incorporado aos supermercados.
Esses tópicos “básicos” para se tocar uma loja ou rede de supermercados, dão a dimensão do que são gestão e estratégias para se manter o negócio em pé, e com rentabilidade.
Fácil não é. Mas vamos aqui dar dicas valiosas de como a lucratividade do setor pode aumentar, sem que se perca produtividade e qualidade nos serviços, com possíveis ajustes administrativos nos custos e despesas operacionais, que representam, em média, 19% das vendas nos supermercados.
1 TOME A DECISÃO DE REDUZIR CUSTOS:
De nada adianta ficar só falando que é preciso reduzir os custos e despesas da empresa, pois isso só vai acontecer, de fato, a partir de uma decisão política dos gestores, capaz de dar start ao processo. Essa decisão vai gerar a criação de estratégias, uma nova cultura na empresa e redirecionamentos administrativos para se atingir essa meta. O barco vai mudar de rumo.
2 ANALISE AS CONTAS E AVALIE OS CUSTOS:
Embora as despesas operacionais representem, em média, 19% das vendas dos supermercados, ainda há pouca iniciativa de análise das contas que as compõem. Este é o grande erro, pois só com o conhecimento real dos custos e despesas é possível se localizar problemas no orçamento, avaliar os gastos e rentabilidade do negócio, precificar produtos com os melhores valores e, principalmente, fazer os ajustes necessários para maior lucratividade e projeções futuras, com mais possibilidades de assertividade nos resultados. A classificação dos custos e despesas fixos ou variáveis, a análise da margem de contribuição por produto, o planejamento orçamentário… todos esses dados devem ser levantados dia a dia pelo time financeiro e da contabilidade da empresa. Relatórios gerenciais com volume de vendas, ticket médio, ABC de vendas, contribuição marginal, relatório de rupturas, fluxo de caixa e previsão financeira, apuração de impostos, plano de contas…tudo isso são subsídios fundamentais para as decisões dos gestores sobre os cortes de gastos. Conhecer os mares e as marés é condição básica para qualquer comandante.
3 ESTABELEÇA ESTRATÉGIAS PARA OS CORTES:
A partir da decisão de cortar gastos, e da análise das contas, é hora de estabelecer as estratégias para que o resultado de aumento da rentabilidade se concretize ao longo dos meses. Por onde começar? Quais serão as providências imediatas, as ferramentas e os mecanismos adotados? Quais setores serão priorizados? Em quanto tempo as etapas de mudanças têm que ser feitas? Essa viagem tem que ser programada e calculada para cumprir com sucesso o seu destino.
4 CONSCIENTIZE E TREINE OS COLABORADORES:
A nova política tem que ser compartilhada com todos os colaboradores, de todos os setores e de todos os níveis. Desde gerentes, líderes de equipes, até o pessoal da limpeza, têm que ser informados, conscientizados e engajados nessa nova decisão de se cortar despesas pela raiz, a partir da análise das contas. Treinamentos são essenciais para que a atitude de controlar gastos seja adotada pelos funcionários. Todos têm que ter a sua responsabilidade na área onde atuam, cumprindo com as novas regras e se beneficiando dos resultados. Afinal, estão todos no mesmo barco.
5 AJUSTE O QUADRO DE PESSOAL:
O número de colaboradores que compõe o quadro de pessoal de um supermercado ou das redes é muito grande. São muitas funções e salários diferentes, e equalizar essa composição de forma eficiente é uma tarefa bastante trabalhosa. Tarefas da área de recursos humanos – como recrutar, treinar, formar equipes, lideranças, e reter talentos nesse segmento de alta rotatividade – são uma missão tão difícil quanto estratégica para a produtividade. Colocar as pessoas certas nos lugares certos é um ponto importante para não se gastar tempo e dinheiro com perfis errados nas funções – pessoas inadequadas, sem a dinâmica correta para determinadas atividades, podem levar ao engano de se contratar mais funcionários do que seria necessário, para se tentar cobrir aquela ineficiência. Remanejar pessoas pode ser uma saída para setores que não produzem o que deveriam. Bons treinamentos também encurtam caminhos para o aprendizado e evitam prejuízos com desligamentos. Diminuir a alta rotatividade com ações de retenção representa baixar os elevados custos neste quesito. A contratação de aprendizes e estagiários pelos supermercados significa salários menores, isenção de encargos trabalhistas, investimento em carreiras de sucesso na empresa, dinamismo e jovialidade pelos corredores. Benefícios são atrativos aos colaboradores e, ao invés de gastos, podem ser colhidos como melhora na produtividade. Política e definição corretas de salários podem ser estímulos para carreiras e adequação aos padrões de cada empresa. Ou seja: ajustes de funções, número de funcionários e tipos de contratação, bem com salários compatíveis, são metas primordiais para se definir custos, despesas e garantir qualidade e produtividade dos serviços. O quadro de pessoal é o motor do barco, não pode funcionar em baixa rotação.
6 FORME UM BOM TIME:
Falar de quadro de pessoal é falar de gente e, por isso, extrair o melhor em qualidade e produtividade dos colaboradores vai além dos ajustes técnicos e econômicos da estrutura dessa mão de obra. Manter o foco na formação de um time que acredita e aposta na empresa, e que veste a sua camisa, é uma via de mão dupla: transparência na gestão e credibilidade nas ações são o atalho para o engajamento de todos nos valores corporativos. É muito mais fácil conseguir reduzir gastos quando todos os integrantes da organização perceberem que os resultados virão para o benefício de todos da organização, gestores e colaboradores.
7 MELHORE O CONTROLE DOS ESTOQUES:
O controle eficiente do estoque é fator vital do setor supermercadista. O entra e sai de mercadorias tem que ser calculado de forma precisa, para que não sobre nem falte produtos nas lojas. Nesse cálculo entram as datas ideais de compras, de entregas, quantidades de cada item, previsão de vendas, sazonalidade de cada item e pedidos correspondentes, estação do ano relativa à menor ou maior venda de cada produto e, sobretudo, cuidados especiais no volume de compra dos perecíveis, com suas datas de validade que são foco absoluto para se evitar perdas. A organização do estoque também é fundamental para que mercadorias não se percam por lá: colocar os novos produtos atrás dos que chegaram antes, é ordenar a fila corretamente para que saiam antes os que chegaram primeiro. A medida é muito simples, mas o índice de perdas nos supermercados pelo seu descumprimento é muito grande. Por outro lado, produtos de baixa rotatividade parados no estoque comprometem em muito o capital de giro da empresa, que perde a sua capacidade financeira de crescer e cumprir com seus compromissos: atenção, portanto, para fazer somente as compras necessárias. Falta de controle nos estoques também gera itens perdidos, extraviados ou danificados. Tudo isso é prejuízo na certa. Enfim, o controle de estoque é complicado, mas imprescindível. E a melhor ferramenta nessa difícil tarefa é, sem dúvida, a tecnologia, com seus programas específicos para supermercados. Invista nela.
8 INVISTA EM TECNOLOGIA:
A sua maior aliada no corte de custos é a tecnologia e seus programas especializados na compilação e cruzamento de dados, em todas as operações da empresa: de compras, estoques e venda de mercadorias, bem como de toda a transação comercial e financeira – de custos, despesas, pagamentos, recebimentos, fluxo de caixa, capital de giro, investimentos etc. Sem essa ferramenta seria impossível administrar supermercados com a complexa estrutura que eles têm hoje. Um bom software de gestão ERP – “Enterprise Resource Planning”, ou Sistema de Gestão Integrado – permite acesso fácil e confiável a esses dados da empresa, auxiliando os gestores na melhoria dos processos internos e na integração das atividades entre os diferentes setores. A centralização em uma plataforma única facilita a comunicação interna e aumenta a rapidez e eficácia de todos os processos operacionais. Com as informações levantadas e cruzadas, é possível fazer análises seguras, diagnósticos aprofundados e tomar decisões mais precisas sobre as medidas necessárias para a redução de custos e o aumento da produtividade. A automatização no setor simplifica, garante eficiência e reduz erros na gestão de toda a organização, desde as compras com os fornecedores até o PDV (Ponto de Venda), que é o local de maior importância para o supermercadista. Portanto, invista com fé na tecnologia para colher bons frutos, e não prejuízos. É indicado adquirir softwares de gestão por meio de empresas especializadas em programas específicos para o setor.
9 NEGOCIE COM OS FORNECEDORES:
Reduzir custos e aumentar a margem de lucro estão diretamente ligados aos acordos feitos com os fornecedores. Portanto, renegociar contratos, buscar novos fornecedores, pesquisar preços e contar com o cumprimento das entregas são essenciais para a assertividade nas compras realizadas pelos supermercados. Qualidade e quantidade dos produtos bem definidas também são primordiais, para se evitar prejuízos com mercadorias fora do padrão e estoques desnecessários. Quanto mais fornecedores parceiros, que jogam uma boa bola de confiança nos acertos e flexibilidade nas negociações, menor será o risco de perdas e melhores serão os resultados financeiros.
10 FAÇA PESQUISAS DE PREÇOS:
Saber os preços praticados pelos concorrentes; e a diferença de preços cobrados pelos mesmos produtos, mas por fornecedores diferentes, é fundamental para estar adequado ao mercado e negociar preços melhores. Os preços variam por diversos motivos: economia, falta de insumos, produção e safras de produtos, qualidade e muitos outros. Por isso, pesquisas têm que ser frequentes para a atualização sobre eles. Só com muita informação sobre a prática dos preços e o momento do mercado, é possível encontrar a melhor forma de economizar nas compras e precificar corretamente nas vendas.
11 SEJA FIRME NA PREVENÇÃO DE PERDAS:
O alto índice percentual de perdas nos supermercados não deixa dúvidas: elas são responsáveis pelos altos e contínuos prejuízos registados no setor. Essas perdas geralmente referem-se a furtos, fraudes, erros de inventário, exposição inadequada de produtos, produtos perdidos no estoque, armazenamentos e refrigeração inadequados, produtos danificados no estoque ou na loja, e vencimento de produtos (Veja matéria “Perdas em Perecíveis, nesta edição). Fica claro que o cerco tem que ser grande no estancamento dessa sangria. Use a tecnologia, treinamento dos colaboradores e fiscalização interna para prevenir e evitar ao máximo as perdas de mercadorias. Somadas, dia após dia, elas são um verdadeiro rombo orçamentário ao final do mês.
12 CUIDE COM ATENÇÃO DO E-COMMERCE:
As vendas online nos supermercados se transformaram na galinha dos ovos de ouro, a partir da pandemia do coronavírus. Os consumidores foram obrigados a fazer compras de alimentos pela internet, e rapidamente o setor teve que ampliar esse serviço. Hoje, o e–commerce nas lojas supermercadistas não para de crescer, e essa tendência é cada vez maior. No entanto, é sabido que, na brusca adaptação dos supermercados, houve maiores perdas de produtos no transporte de tantas mercadorias. Os cuidados na escolha, manuseio, empacotamento e entrega dos produtos, nas vendas online, têm que ser redobrados, principalmente quando se trata dos perecíveis. Por qualquer motivo, os consumidores podem alegar que mercadorias não estão de acordo, e trocas acontecem com mais frequência. A verdade é que as perdas aumentam quando o cliente não realiza as compras nas lojas físicas. Portanto, ao mesmo tempo em que já representam um grande volume de vendas nos supermercados, com futuro previsto de crescimento, o e-commerce também requer mais custos e despesas: investimentos com mais funcionários e toda a sua estrutura paralela, mais serviços, mais descartes de produtos… E se o controle dessas vendas não for rígido, os ovos de ouro dessa galinha poderão, infelizmente, ser de prata.
13 EVITE DESPERDÍCIOS:
Pequenos desperdícios somados, na grande estrutura de um supermercado, podem significar uma grande evasão de economia. Materiais descartáveis (copos, pratos, talheres, embalagens, toalha de papel), material de escritório, telefonia, energia elétrica e água, alimentos mal aproveitados nas cozinhas de setores e refeitórios, produtos em excesso utilizados na limpeza, sacos de lixo subutilizados, descuidos e estragos com cestas e carrinhos – tudo isso pode dar prejuízos desnecessários, todos os dias. Oriente os funcionários para serem conscientes e colaborarem nesse sentido.
14 DIMINUA A CONTA DE ENERGIA ELÉTRICA:
Supermercados têm uma área muito grande e precisam estar bem iluminados. Também têm muitos equipamentos e refrigeradores. Utilize lâmpadas de baixo consumo, tipo LED, e mantenha as luminárias sempre limpas para a luz passar na sua totalidade. Procure garantir a entrada de luz natural nos projetos das lojas. As paredes claras também iluminam o ambiente. Se possível, troque equipamentos antigos por modelos modernos, que tenham a função de economia de energia. Muita atenção com os refrigeradores: eles podem estar consumindo energia demais e gelando de menos, e provocando perdas de produtos perecíveis. O sistema de ar-condicionado precisa ser eficiente e econômico. Use sensores de presença para iluminar lugares estratégicos, como corredores de escritórios, estoques e armazenamentos – nem todos os lugares precisam ficar acesos o tempo todo.
15 DIMINUA A CONTA DE ÁGUA:
Parece impossível reduzir os gastos neste quesito, mas o esbanjamento de água escoa por todos os canos. Descargas com tempo programado e torneiras com um redutor de vazão nas pias, podem economizar muitos baldes. Fazer inspeções de vazamentos e gotejamentos também é importante. Freezers e geladeiras podem estar desregulados e suando mais do que o necessário. Mangueiras podem estar furadas ou soltando água no enroscamento. Técnicas e produtos de limpeza adequados para a lavagem de louças, equipamentos, pisos, banheiros e estacionamentos são mais eficientes sem gastar água e detergentes em excesso. Pesquise o assunto, adote novas práticas e treine os colaboradores nesse sentido. O importante é fechar as torneiras do desperdício.
16 FAÇA CONSERTOS E REFORMAS:
É melhor conservar bem as lojas, ou reformar quando preciso, do que ficar remediando e causando custos maiores. Gastos pontuais serão menores do que deixar que os estragos aumentem ou causem prejuízos o tempo todo. Lojas esteticamente feias, mal iluminadas, com paredes descascadas, pisos quebrados, vazamentos, tetos ignorados de manutenção, estacionamentos mal organizados – tudo isso, além da péssima aparência, tem urgência de bons reparos para não comprometer o negócio com a maior perda: de clientes. A manutenção da loja física deve ser rotineira, sempre em dia para receber o consumidor como ele espera e merece. A imagem das lojas é fundamental, para consumidores cada vez mais exigentes e que encontram a cada esquina lojas novas e cada vez mais modernas e atraentes. Comércios malcuidados espantam clientes que, possivelmente, não voltam mais. Destaque sempre a sua marca pelas ótimas instalações e mantenha-se competitivo no setor.
17 CUMPRA AS LEIS E REGRAS DO SETOR:
O segmento supermercadista tem que cumprir com inúmeras legislações – sanitárias, fiscais, trabalhistas, dos direitos do consumidor, de alimentos e tantas outras que regulamentam esse ramo varejista. Por isso, é fundamental ter conhecimento sobre as regras federais, estaduais e municipais do setor, para segui-las à risca e evitar multas, processos e até prisões pelo descumprimento de quaisquer uma delas. Arcar com esse prejuízo é um custo que pode e deve ser evitado todos os dias na administração do negócio.
18 SEJA CRIATIVO NO MARKETING:
Comunicação e marketing são ferramentas indispensáveis para atrair clientes e aumentar as vendas nos supermercados, além de serem essenciais no enfrentamento dos concorrentes. O marketing digital veio ainda diminuir os custos dessas ferramentas e ampliar os canais de informação com os consumidores. Use a abuse da criatividade para transformar em maior rentabilidade o poder de falar, diretamente com o seu público-alvo, sobre seus produtos, serviços, promoções e programas de fidelização. O retorno virá, com pouco gasto e muitos resultados.
19 USE AS REDES SOCIAIS:
Não dá para fugir de utilizar as redes sociais para se comunicar com o seu consumidor, pois ele está o dia inteiro conectado com elas. É um meio direto, eficiente e mais barato de divulgação de promoções, preços, propaganda e marketing. Se bem-feito, esse canal economiza gastos com mídias mais caras e o retorno será compensador nas vendas. Use a criatividade e aumente a rentabilidade com as redes, sem grandes investimentos.
20 FIQUE DE OLHO NAS DATAS ESPECIAIS:
Supermercadistas não podem perder de vista as datas comemorativas durante todo o ano, programando suas lojas com antecedência para a chegada de cada uma delas. Natal, Réveillon, Carnaval, Semana Santa, Páscoa, Dia das Mães, Dia dos Namorados, Festas Juninas, Dia dos Pais, Dia das Crianças…todas elas são oportunidades de maiores vendas. Mas, cada uma delas têm produtos típicos da época que representam, e as negociações com os fornecedores e as compras devem ser bem calculadas e dimensionadas. Conhecer os hábitos do seu consumidor, estar bem-informado sobre as tendências de consumo nessas ocasiões, fazer promoções, se comunicar com os clientes e estar atualizado sobre o momento econômico do país, são condições necessárias para enfrentar bem as demandas sazonais. Errar a mão na quantidade de mercadorias e previsão de estoques nessas datas pode gerar custos, e não lucros como se espera. Não perca esse bonde.
21 ARRUME PARCEIROS PARA AS PROMOÇÕES:
Fabricantes, produtores e fornecedores também podem ser parceiros dos supermercados, na criação conjunta de promoções de vários produtos e mercadorias. Este é um ótimo chamariz de consumidores que sempre procuram preços melhores e vantagens nas suas compras. Kits exclusivos e ofertas relâmpagos, promovidos em parceria, podem garantir o aumento nas vendas desses produtos, dividindo custos e despesas entre os participantes e multiplicando os lucros para as partes.
22 FIDELIZE OS SEUS CLIENTES:
A concorrência é acirrada no setor e captar novos clientes regulares é difícil e custoso em propagandas. Portanto, manter consumidores fiéis requer esforços contínuos e a criação de estratégias de sedução: programas de fidelização com promoções especiais, descontos e brindes ao se juntar pontos já mostraram que funcionam no comércio; um bom atendimento é um ótimo motivo para o cliente retornar à loja; supermercados limpos e organizados atraem o consumidor; estacionamentos com muitas vagas são um grande diferencial de preferência; produtos com marcas mais exclusivas podem conquistar clientes mais exigentes; experiências agradáveis da hora das compras ficam na memória dos clientes, que procuram repetir as boas sensações; conhecer bem o público-alvo facilita saber oferecer os produtos ele deseja; formas de pagamento especiais a clientes fiéis, como um cartão de crédito do próprio estabelecimento com algumas vantagens, podem ser muito atrativos. A criatividade pode ir longe, mas o lema principal é fazer com que o consumidor sempre volte, e não troque a sua loja por nenhum concorrente. A fidelização dos clientes representa dinheiro certo no caixa.
23 PARTICIPE DE FEIRAS E CONGRESSOS:
Estar a par do que acontece política e economicamente no setor, saber das novidades em equipamentos e produtos, trocar ideias e experiências com outros supermercadistas, conhecer novos fornecedores e empresas prestadoras de serviços para o ramo, assistir palestras interessantes sobre o varejo e ganhar novos aprendizados… Esses eventos são enriquecedores em muitos aspectos, e podem mostrar caminhos para decisões operacionais mais assertivas, capazes de gerar maior lucratividade no seu comércio. Participe sempre que possível.
24 APOSTE NO ATENDIMENTO DE EXCELÊNCIA:
O atendimento sempre foi e sempre será a marca de cada loja do ramo varejista. O consumidor tem registrada na sua memória a forma como foi tratado nos comércios que frequentou e, geralmente, tende a não voltar se essa experiência foi ruim. No setor dos supermercados, com tantas opções de lojas espalhadas pelas cidades, perder um cliente mal atendido para o vizinho é coisa mais comum. Cada vez mais exigentes, informados e conectados, os consumidores têm um padrão cada vez mais elevado de como desejam ser abordados, esclarecidos sobre alguma dúvida e servidos nas suas necessidades de compra. Bons e maus atendimentos são capazes de aumentar a clientela, gerando maior rentabilidade; ou causar prejuízos, com clientes debandando para outro comércio do setor. É por essa razão que, investir no treinamento dos colaboradores – para serem bem-educados, prestativos, ágeis e bem-preparados para as suas funções, e com boas atitudes para a imagem da empresa – é tão importante também quando a meta é cortar custos e despesas. Afinal, nada espanta mais um cliente do que um funcionário rude, desqualificado ou mal-humorado…apenas um desses pode provocar grandes prejuízos com a perda de clientes. Lembre-se: Atendimento é o grande sedutor do público, e por isso tem que ser de excelência para cativar e fidelizar clientes. É grande segredo para qualquer negócio se destacar e fazer o cliente voltar.
25 SEJA COMPETITIVO NO MERCADO:
Ações de planejamento e controle dos gastos são, sobretudo, o ponto de partida para empresas que pretendam se destacar nesse comércio varejista tão competitivo. Investimentos na gestão estratégica de custos, despesas, lucros e investimentos, aliados à boa política de salários e preços, geram, sem dúvida, a saúde financeira do negócio, capacidade de crescimento sustentável e a conquista de maior espaço no setor. Esse sucesso é tudo o que se pretende para os supermercadistas, que podem utilizar essas dicas na administração de empresas com menos custos e despesas, porém mais produtivas, eficientes e lucrativas – sem jamais se perder a qualidade. O sonho pode, sim, ser realidade.
