No cadastramento de produtos, quanto mais informações você tem, maiores as chances de aumentar sua lucratividade e reduzir problemas com perdas e impostos
Para ser atrativo para os clientes, um supermercado precisa ter no sortimento um dos seus pilares. A ampla diversidade de produtos alinhada ao gerenciamento por categoria torna o processo de compra
mais atrativo para os clientes. Por outro lado, tantas opções nas prateleiras também exige um esforço para catalogar e cadastrar corretamente todos esses itens. Essa atividade, entretanto, é vital para o planejamento das vendas, definição das ações de marketing e até para a cobrança correta dos tributos de cada item. Estudo da Associação Brasileira de Automação (GS1 Brasil) mostrou que 94% das indústrias
brasileiras já enfrentaram algum tipo de problema devido a erros no cadastro de produtos, como inconsistência no inventário, itens expostos no local errado, armazenados de forma incorreta e divergências entre pedido e nota fiscal – situações que diminuem a lucratividade. Esse fichamento, que concentra todas as informações, funciona como um diagnóstico completo de tudo o que entra e sai de sua loja. Por essa razão, é fundamental elencar as principais características de tudo que é vendido. A primeira delas diz respeito à organização do estoque, pois uma vez identificadas as particularidades de cada mercadoria, é mais fácil saber como garantir a melhor conservação. Também, com isso, é possível conhecer, em casos de devolução, todo o histórico do item para avaliar se houve algum problema interno.
Ainda, com esse controle detalhado, planejar as compras passa a ser uma tarefa mais apurada, uma vez que o próprio controle de armazenagem mostra quais mercadorias são indispensáveis para o público de sua loja. A partir dessa análise, é possível negociar com fornecedores a aquisição de peças com grande saída a preços mais competitivos, criando um diferencial sobre a concorrência. Outro impacto positivo do cadastramento diz respeito às perdas. Com produtos fichados em detalhe, é mais fácil identificar quais vendem mais e quais ficam mais tempo em estoque, com risco de vencimento se aproximando. Um histórico eficiente é capaz de mostrar o que está parado e, assim, criar estratégias e promoções para ampliar a oferta do volume que está estocado.
Como fazer
Já vimos que conhecer todos os itens vendidos tem inúmeras vantagens. Agora, é preciso saber quais as informações que são essenciais para que o processo tenha êxito. Com a hierarquia dessas informações será possível traçar estratégias comerciais e estabelecer vantagens competitivas.
Uma das formas de iniciar a operação é dividir os produtos, seja por categoria, marcas, formato ou outros atributos. É a realidade do seu negócio que vai te dizer o melhor mecanismo. O ideal, entretanto, é que sejam elencados em até cinco níveis de informações. Assim, é possível analisar o desempenho dos itens com mais precisão. Podem fazer parte dessa base informações como nome, descrição, código, marca, peso, custo, preço de venda, data de validade, tributação dentre outros.
Um grande aliado nesse processo e que precisa ser levado em conta são os códigos de barras. Por serem uma espécie de identidade, nenhum código é igual ao outro, sendo ideal para registrar a entrada e a saída das peças. Seu uso junto a um sistema de leitura permite maior controle da trajetória deles em loja, além de servir como uma ferramenta que ajuda a armazenar os dados que você deseja cadastrar ao vincular as informações do seu interesse ao código de barras. Esse é um
mecanismo que adianta etapas e facilita a conferência dos elementos.
Feita essa padronização, será possível armazenar e, posteriormente, disponibilizar os produtos para venda já com a previsão de contribuição por categoria, o volume armazenado e a estimativa de lucratividade. Apesar de bastante trabalhoso, esse processo pode ser feito manualmente, com a ajuda de uma planilha do Excel, por exemplo, ou contar com um sistema automatizado, que concentra essas informações em nuvem e facilita a operação.
É importante, independente do dispositivo que se usa, determinar um setor que seja unicamente responsável pela conferência do cadastro, análise dos dados inseridos, gestão dos prazos e
apontamento de eventuais falhas no preenchimento. O cuidado com essa fase evita duplicação de registros e facilita o encontro de produtos nos softwares de gestão. Além de simplificar a rotina,
eventuais problemas no cadastramento podem impactar em questões legais.
O cuidado com os tributos
Um sistema organizado permite que outras áreas da empresa trabalhem de forma convergente. A correta inserção dos dados é importante porque a legislação exige o pagamento de impostos sobre alguns itens vendidos em loja e isso precisa estar claro nos processos de cadastro. É preciso levar em conta a natureza do que se vende e o regime tributário do estabelecimento para proceder de forma correta.
Eventuais falhas podem acarretar em prejuízos para o lojista, com o pagamento de taxas imprecisas. Se algum equívoco ocorre nesta fase, o custo final da mercadoria fica incorreto, afetando diretamente a venda desses itens. Da mesma forma, não incluir alguns impostos pode gerar autuação da receita com pagamento de multas.
É importante reforçar que esses tributos, muitas vezes, variam, o que precisa estar compreendido pelos profissionais do setor. Por isso, o cadastramento de produtos é uma tarefa contínua e que exige sempre uma revisão para estar dentro da lei. Ainda por essa razão, zelar pela manutenção constante do banco de dados permite avaliar se a loja tem feito o correto gerenciamento de categoria e entender se os preços cobrados estão coerentes com o público-alvo. Essas percepções variam de acordo com a mudança de comportamento do consumidor e torna o cadastramento de
produtos uma atividade estratégica que trabalha para unir todos os setores da empresa na mesma finalidade: vender mais, fidelizar o shopper e manter saudável as contas da operação.
