No cadastramento de produtos, quanto mais informações você tem, maiores as chances de aumentar sua lucratividade e reduzir problemas com perdas e impostos
Para ser atrativo para os clientes, um supermercado precisa ter no sortimento um dos seus pilares. A ampla diversidade de produtos alinhada ao gerenciamento por categoria torna o processo de compra mais atrativo para os clientes. Por outro lado, tantas opções nas prateleiras também exige um esforço para catalogar e cadastrar corretamente todos esses itens. Essa atividade, entretanto, é vital para o planejamento das vendas, definição das ações de marketing e até para a cobrança correta dos tributos de cada item.
Estudo da Associação Brasileira de Automação (GS1 Brasil) mostrou que 94% das indústrias brasileiras já enfrentaram algum tipo de problema devido a erros no cadastro de produtos, como inconsistência no inventário, itens expostos no local errado, armazenados de forma incorreta e divergências entre pedido e nota fiscal – situações que diminuem a lucratividade.
Esse fichamento, que concentra todas as informações, funciona como um diagnóstico completo de tudo o que entra e sai de sua loja. Por essa razão, é fundamental elencar as principais características de tudo que é vendido. A primeira delas diz respeito à organização do estoque, pois uma vez identificadas as particularidades de cada mercadoria, é mais fácil saber como garantir a melhor conservação. Também, com isso, é possível conhecer, em casos de devolução, todo o histórico do item para avaliar se houve algum problema interno.
Ainda, com esse controle detalhado, planejar as compras passa a ser uma tarefa mais apurada, uma vez que o próprio controle de armazenagem mostra quais mercadorias são indispensáveis para o público de sua loja. A partir dessa análise, é possível negociar com fornecedores a aquisição de peças com grande saída a preços mais competitivos, criando um diferencial sobre a concorrência.
Outro impacto positivo do cadastramento diz respeito às perdas. Com produtos fichados em detalhe, é mais fácil identificar quais vendem mais e quais ficam mais tempo em estoque, com risco de vencimento se aproximando. Um histórico eficiente é capaz de mostrar o que está parado e, assim, criar estratégias e promoções para ampliar a oferta do volume que está estocado.
Como fazer
Já vimos que conhecer todos os itens vendidos tem inúmeras vantagens. Agora, é preciso saber quais as informações que são essenciais para que o processo tenha êxito. Com a hierarquia dessas informações será possível traçar estratégias comerciais e estabelecer vantagens competitivas.
Uma das formas de iniciar a operação é dividir os produtos, seja por categoria, marcas, formato ou outros atributos. É a realidade do seu negócio que vai te dizer o melhor mecanismo. O ideal, entretanto, é que sejam elencados em até cinco níveis de informações. Assim, é possível analisar o desempenho dos itens com mais precisão. Podem fazer parte dessa base informações como nome, descrição, código, marca, peso, custo, preço de venda, data de validade, tributação dentre outros.
Um grande aliado nesse processo e que precisa ser levado em conta são os códigos de barras. Por serem uma espécie de identidade, nenhum código é igual ao outro, sendo ideal para registrar a entrada e a saída das peças. Seu uso junto a um sistema de leitura permite maior controle da trajetória deles em loja, além de servir como uma ferramenta que ajuda a armazenar os dados que você deseja cadastrar ao vincular as informações do seu interesse ao código de barras. Esse é um mecanismo que adianta etapas e facilita a conferência dos elementos.
Feita essa padronização, será possível armazenar e, posteriormente, disponibilizar os produtos para venda já com a previsão de contribuição por categoria, o volume armazenado e a estimativa de lucratividade. Apesar de bastante trabalhoso, esse processo pode ser feito manualmente, com a ajuda de uma planilha do Excel, por exemplo, ou contar com um sistema automatizado, que concentra essas informações em nuvem e facilita a operação.
É importante, independente do dispositivo que se usa, determinar um setor que seja unicamente responsável pela conferência do cadastro, análise dos dados inseridos, gestão dos prazos e apontamento de eventuais falhas no preenchimento. O cuidado com essa fase evita duplicação de registros e facilita o encontro de produtos nos softwares de gestão. Além de simplificar a rotina, eventuais problemas no cadastramento podem impactar em questões legais.
O cuidado com os tributos
Um sistema organizado permite que outras áreas da empresa trabalhem de forma convergente. A correta inserção dos dados é importante porque a legislação exige o pagamento de impostos sobre alguns itens vendidos em loja e isso precisa estar claro nos processos de cadastro. É preciso levar em conta a natureza do que se vende e o regime tributário do estabelecimento para proceder de forma correta.
Eventuais falhas podem acarretar em prejuízos para o lojista, com o pagamento de taxas imprecisas. Se algum equívoco ocorre nesta fase, o custo final da mercadoria fica incorreto, afetando diretamente a venda desses itens. Da mesma forma, não incluir alguns impostos pode gerar autuação da receita com pagamento de multas.
É importante reforçar que esses tributos, muitas vezes, variam, o que precisa estar compreendido pelos profissionais do setor. Por isso, o cadastramento de produtos é uma tarefa contínua e que exige sempre uma revisão para estar dentro da lei. Ainda por essa razão, zelar pela manutenção constante do banco de dados permite avaliar se a loja tem feito o correto gerenciamento de categoria e entender se os preços cobrados estão coerentes com o público-alvo. Essas percepções variam de acordo com a mudança de comportamento do consumidor e torna o cadastramento de produtos uma atividade estratégica que trabalha para unir todos os setores da empresa na mesma finalidade: vender mais, fidelizar o shopper e manter saudável as contas da operação.
Checkout Entrevista: Farias Souza
O diretor da Vércer conta como o setor supermercadista pode ter ganhos em diversas frentes a partir de um eficiente cadastramento de produtos
Desde quando o cadastramento de produtos passou a ser uma ferramenta essencial para o supermercadista?
Já há algum tempo. Nas pesquisas que fizemos com a APAS constatamos que há mais de 10 anos existe um gargalo no processo cadastral de produtos. É uma demanda do varejo alimentar e de outros 21 outros setores da economia. Cada supermercadista tem um sistema de gestão próprio, operando em um processo diferente. A partir de março de 2020, com o início da pandemia, esses processos tiveram um desafio ainda maior para acelerar a automatização do cadastramento.
Como surgiu a Vércer?
Foi ouvindo os supermercadistas. A partir dessa escuta, a Associação Paulista de Supermercados (APAS) e a Associação Brasileira de Automação (GS1) buscaram o melhor know how e tecnologia do mundo para automatizar o processo cadastral, trazendo confiança para toda a cadeia do abastecimento. As compras online, que ganharam muito mais popularidade na pandemia, precisam estar com todas as informações cadastradas, inclusive com imagens para despertar mais atenção dos consumidores. Nosso propósito já está no nome: verificação e certificação de dados de produtos, garantindo que tenhamos todas as informações atualizadas.
Como ela funciona na prática?
A gente parte da ideia de eliminar todo e qualquer atrito que se possa ter com as informações todas que um produto contém. A Vércer se conecta com o sistema do varejista para atualização das mercadorias. Você pode somar às suas informações os atributos que a Vércer passa a disponibilizar. Funciona como um aplicativo, que você opera de forma intuitiva.
Como tem sido a recepção?
Tem sido excelente. Hoje, são cerca de 140 redes de varejo que fazem parte da Vércer. Ter acesso a esse catálogo é algo visto com ótimos olhos. Muitos questionam porque não surgimos há 10 anos e eu sempre respondo que esse agora é o segundo melhor momento para a Vércer ter nascido (risos). O primeiro foi há 10 anos, quando não tínhamos essa visão estratégica.
Como você enxerga a evolução desses setores em cadastramento?
O setor mais avançado é o farmacêutico, com ótimas práticas de mercado. Já faz alguns anos que eles são referência. Dois mercados se encontram mais atrasados: o alimentar, por conta das margens apertadas, e o de material de construção. Esses dois segmentos contribuem com, em torno, de 20% do que atendemos no universo brasileiro de produtos, com 400 mil skus. Isso mostra que há muito trabalho não automatizado. As grandes redes estão avançadas, mas existe um mercado muito pulverizado com crescimento exponencial e um processo ainda manual do cadastramento
E quais os ganhos que a digitalização oferece?
É a evolução do processo cadastral, que é um caminho sem volta. Algumas inovações vieram para ficar, como aplicativos de corrida e de delivery. É nessa ideia que a Vércer entra, com a curadoria das informações e atributos dos produtos, deixando sempre atualizado para o varejo consumir sem qualquer custo. Todo o trabalho é custeado pelos proprietários das marcas. Nossa ideia é que, em poucos anos, tenhamos todas as indústrias depositando suas informações de produtos para que possamos certificar de forma correta, garantindo uma unidade de informação, sem uso de e-mail, whatsapp ou planilha de Excel.
O código de barras é um aliado nesse processo. Como fazer melhor uso dele?
Tudo começa por ele. É a chave-mestra do produto porque ele é único. Cada produto tem sua classificação fiscal e tributária. Se não seguir o correto cadastramento, o estabelecimento fica passível a ser multado, por isso, é importante buscar dados de uma fonte confiável. Cabe exclusivamente ao dono do estabelecimento essa atividade. Por mais que a indústria possa auxiliar o supermercadista com informações sobre a classificação fiscal, é fundamental que o varejista faça a verificação, garantindo a informação correta. A partir do momento que eu passo a vender um produto, a responsabilidade é toda do varejista. Não existe coparticipação e o código de barras ajuda nessa questão.
Quais as informações essenciais sobre os dados dos produtos?
Primeira é a descrição completa, especialmente para a busca virtual, o segundo é a classificação fiscal e tributária e a terceira são as imagens em alta resolução para uso nos mais diversos canais, inclusive nos tabloides impressos.
Como funciona para o cadastramento de FLV?
Há um movimento muito forte no Brasil para garantir a rastreabilidade do produto, trazendo todo o histórico do produto, especialmente nas industrias de FLV e flores. O código de barras e o QR Code garante esse histórico. É um movimento forte nos Estados Unidos e começa a ganhar força no Brasil FLV embaladas, com código de barras para captura de informações. Isso acontece com ovos também, acompanhando, inclusive, cada unidade no interior da caixa, dando mais visibilidade do produto ao cliente final.
Como a Vércer se prepara para uma política de extinção de embalagem?
A gente percebe muita mudança na embalagem, na diminuição, na quantidade de plástico utilizada e algumas poucas têm o cuidado com a questão ambiental. Algumas buscam isso, mas é muito incipiente falar que existe um movimento enorme. As maiores estão começando a criar essa consciência por conta da geração de resíduo, mas é um desafio enorme, que vai levar muitos anos. É um movimento pequeno que as empresas precisam se atentar porque não tem volta.
