Política de armazenamento e descarte
Introdução
Esta política estabelece as diretrizes para o armazenamento, guarda e retenção de dados pessoais controlados pela CHECKOUT, incluindo dados de candidatos, colaboradores, estagiários, aprendizes, clientes, fornecedores, prestadores de serviços e parceiros de negócio. A política segue os princípios e regras delineados pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e complementa a Política de Privacidade de Dados Pessoais da empresa.
Objetivo
Garantir o cumprimento das obrigações legais relativas à coleta, armazenamento, recuperação, descarte e destruição de registros de dados pessoais e dados pessoais sensíveis, assegurando a eliminação adequada e tempestiva de informações e documentos.
Classificação dos Dados
Os dados são classificados de acordo com o seu proprietário e segmentados conforme a sua finalidade e requisitos de armazenamento e descarte. Eles são armazenados pelo tempo necessário ao atendimento da sua finalidade e conforme a legislação aplicável.
1) CANDIDATOS
Nome, CPF, data nascimento, sexo, celular, endereço residencial, formação acadêmica
- Finalidade: Entrar em contato com os candidatos para oferecer oportunidades, verificar o interesse e agendar entrevistas ou outras etapas do processo seletivo, além de avaliar a adequação dos candidatos às oportunidades de estágio e aprendizagem disponíveis, considerando a proximidade do local das vagas em relação ao endereço do candidato.
- Origem: Formulário via Link e QRcode
- Sistemas Envolvidos: SIGA
- Local de Armazenamento: Nuvem (AWS)
- Tempo de Armazenamento: 1 ano, a partir da inscrição do candidato
- Base Legal: Os dados são coletados de acordo com a previsão do Art. 7º, inciso I, com base no consentimento do titular e/ou responsáveis. Além disso, os dados são necessários para a execução de contrato ou para procedimentos preliminares relacionados à contratação, conforme previsto no Art. 7º, inciso V.
- Política de Descarte: Exclusão automática ou manual após o término do prazo de retenção, conforme definido e com métodos seguros para garantir a eliminação permanente dos dados.
Vídeo entrevista e questionários de perfil pessoal
- Finalidade: O tratamento de dados, incluindo vídeo entrevistas e questionários de perfil pessoal, é realizado com o objetivo de avaliação de candidatos. Isso permite que os supermercados obtenham uma análise mais detalhada dos candidatos, facilitando a avaliação de suas habilidades, competências e adequação ao perfil desejado. Além disso, esses dados oferecem apoio ao processo de seleção, ajudando a garantir que as decisões sejam baseadas em informações completas e precisas, e que os candidatos sejam selecionados as oportunidades mais adequadas ao seu perfil.
- Origem: R&S
- Sistemas Envolvidos: Digisac
- Local de Armazenamento: Nuvem (AWS)
- Tempo de Armazenamento: 1 ano, a partir da realização do processo de seleção
- Base Legal: Para o tratamento de dados como vídeo entrevistas e questionários de perfil pessoal, a Checkout se apoia em bases legais específicas para garantir a conformidade com a LGPD. O consentimento do titular, conforme Art. 7º, inciso I, é fundamental, exigindo que o consentimento explícito dos candidatos seja obtido, especialmente porque esses dados são coletados de forma esporádica e apenas quando solicitado pelo supermercado. Além disso, o legítimo interesse, conforme Art. 7º inciso IX, pode ser alegado para justificar o tratamento dos dados, desde que o interesse do supermercado em realizar uma avaliação mais aprofundada dos candidatos não prevaleça sobre os direitos e liberdades fundamentais dos titulares dos dados.
- Política de Descarte: Exclusão automática ou manual após o término do prazo de retenção, conforme definido e com métodos seguros para garantir a eliminação permanente dos dados.
CPF, data nascimento, email, RG, nome pai, nome mãe, CPF responsável legal, RG responsável legal, celular responsável legal, email responsável legal, cidadania, filhos, tamanho uniforme, escolaridade
- Finalidade: O tratamento dos dados pessoais dos candidatos aprovados tem como objetivo principal facilitar a comunicação e fornecer as informações necessárias ao departamento responsável pelo processo de contratação. Isso garante que todos os requisitos legais e administrativos sejam devidamente cumpridos. Além disso, assegura que todos os dados estejam disponíveis para o cumprimento das obrigações legais e regulatórias relacionadas à contratação, incluindo a verificação de documentos e informações pessoais. Por fim, o tratamento dos dados também visa fornecer suporte na gestão de benefícios, integração do funcionário e adequação ao ambiente de trabalho, como na seleção do tamanho do uniforme.
- Origem: Formulário via Link
- Sistemas Envolvidos: SIGA
- Local de Armazenamento: Nuvem (AWS)
- Tempo de Armazenamento: 1 ano, a partir da inscrição da inclusão dos dados
- Base Legal: Os dados são coletados de acordo com a previsão do Art. 7º, inciso I, com base no consentimento do titular e/ou responsáveis. Além disso, o tratamento é necessário para cumprir obrigações legais ou regulamentares relacionadas ao emprego, como registros trabalhistas e previdenciários, conforme previsto no Art. 7º, inciso II. Os dados também são essenciais para a execução de contrato ou para procedimentos preliminares relacionados à contratação, conforme especificado no Art. 7º, inciso V
- Política de Descarte: Exclusão automática ou manual após o término do prazo de retenção, conforme definido e com métodos seguros para garantir a eliminação permanente dos dados.
2) COLABORADORES, ESTAGIÁRIOS E APRENDIZES
CPF, data nascimento, email, RG, nome pai, nome mãe, CPF responsável legal, RG responsável legal, celular responsável legal, email responsável legal, cidadania, filhos, tamanho uniforme, escolaridade
- Finalidade: O tratamento dos dados pessoais dos candidatos tem como objetivo verificar a precisão e validade dos documentos anexados, assegurando a conformidade com os requisitos legais e administrativos. Além disso, os dados são utilizados para preparar e formalizar contratos necessários para a participação dos candidatos em programas de estágio ou aprendizagem. Também é fundamental cumprir as obrigações legais de comunicação de dados trabalhistas e previdenciários ao sistema e-Social, garantindo que todas as exigências regulatórias sejam atendidas de maneira eficaz.
- Origem: Recrutamento
- Sistemas Envolvidos: SIGA
- Local de Armazenamento: Nuvem (AWS)
- Tempo de Armazenamento: Os dados podem precisar ser retidos por períodos específicos após o término do contrato, conforme exigido por legislações trabalhistas e fiscais. Geralmente, esse período de retenção pode variar de 5 a 10 anos, dependendo do tipo de dado e das obrigações legais aplicáveis. Isso garante que a empresa esteja em conformidade com as exigências legais relacionadas a registros trabalhistas, previdenciários e fiscais.
- Base Legal: O tratamento dos dados pessoais dos candidatos é fundamentado em diversas bases legais. Primeiramente, a execução de contrato ou procedimentos preliminares relacionados a contrato, conforme o Art. 7º, inciso V da LGPD, justifica a necessidade de dados para a execução de contratos de estágio ou aprendizagem. Além disso, o cumprimento de obrigação legal ou regulamentar, de acordo com o Art. 7º, inciso II, assegura que as exigências legais, como aquelas relacionadas ao e-Social e registros trabalhistas, sejam atendidas. Quando necessário, o consentimento do titular, conforme o Art. 7º, inciso I, é obtido, especialmente para dados que não se enquadram nas outras bases legais mencionadas.
- Política de Descarte: Exclusão automática ou manual após o término do prazo de retenção, conforme definido e com métodos seguros para garantir a eliminação permanente dos dados.
Dados bancários, valores de Salários, Bolsas, Benefícios
- Finalidade: Garantir o pagamento correto e pontual de vencimentos e benefícios aos candidatos, assegurando que todas as transações financeiras sejam realizadas de forma eficiente e segura.
- Origem: CRC
- Sistemas Envolvidos: SIGA
- Local de Armazenamento: Nuvem (AWS)
- Tempo de Armazenamento: Os dados podem precisar ser retidos por períodos específicos após o término do contrato, conforme exigido por legislações trabalhistas e fiscais. Geralmente, esse período de retenção pode variar de 5 a 10 anos, dependendo do tipo de dado e das obrigações legais aplicáveis. Isso garante que a empresa esteja em conformidade com as exigências legais relacionadas a registros trabalhistas, previdenciários e fiscais.
- Base Legal: O tratamento dos dados bancários dos candidatos é fundamentado em bases legais específicas para garantir a conformidade e a eficiência nos processos financeiros. Em primeiro lugar, a execução de contrato ou procedimentos preliminares relacionados a contrato, conforme o Art. 7º, inciso V da LGPD, justifica a necessidade de acessar esses dados para cumprir obrigações contratuais, como o pagamento de salários e benefícios. Além disso, o cumprimento de obrigação legal ou regulamentar, de acordo com o Art. 7º, inciso II, assegura que todas as exigências legais relacionadas ao pagamento de salários e benefícios sejam atendidas, conforme estipulado pela legislação trabalhista e fiscal.
- Política de Descarte: Exclusão automática ou manual após o término do prazo de retenção, conforme definido e com métodos seguros para garantir a eliminação permanente dos dados.
Dados de conversas com colaboradores, aprendizes e estagiários
- Finalidade: Arquivar conversas para permitir a verificação futura, garantindo que todas as interações relevantes possam ser revisadas para fins de esclarecimento, resolução de conflitos ou melhoria contínua dos processos de comunicação.
- Origem: Conversas registradas via WhatsApp ou telefone
- Sistemas Envolvidos: Digisac
- Local de Armazenamento: Nuvem (AWS)
- Tempo de Armazenamento: 2 anos após o término do contrato. Os dados coletados são geridos com atenção aos prazos de retenção para garantir conformidade e segurança. Para aprendizes, estagiários e colaboradores, os dados são excluídos dois anos após o término do contrato, a menos que haja um processo ou investigação em curso que exija a manutenção dos dados por um período mais longo. Nesse caso, os dados são excluídos após o encerramento do processo ou investigação.
- Base Legal: O tratamento dos dados de conversas arquivadas com colaboradores, estagiários e aprendizes pela Checkout é fundamentado em bases legais específicas para garantir a conformidade com a LGPD. A execução de contrato, conforme Art. 7º, inciso V, justifica a necessidade de acessar esses dados para assegurar que as comunicações sejam geridas de forma eficaz, contribuindo para a execução de contratos de trabalho e programas de estágio ou aprendizagem. Além disso, o legítimo interesse, conforme Art. 7º, inciso IX, pode ser alegado para justificar a manutenção de registros de comunicação, garantindo a transparência e a responsabilidade nas interações, desde que esse interesse não prevaleça sobre os direitos e liberdades fundamentais dos titulares dos dados.
- Política de Descarte: Exclusão automática ou manual após o término do prazo de retenção, conforme definido e com métodos seguros para garantir a eliminação permanente dos dados.
3) CLIENTES, FORNECEDORES, PRESTADORES E PARCEIROS DE NEGÓCIO
Dados de registros do cartão CNPJ dos clientes, fornecedores, prestadores e parceiros de negócio, incluindo dados pessoais dos respectivos responsáveis legais, bem como dados pessoais dos gestores dos contratos e de relacionamento necessários à execução dos objetos dos contratos firmados com a Checkout RH.
- Finalidade: Arquivar dados de clientes, fornecedores e prestadores e conversas para permitir a verificação futura, garantindo que todas as interações relevantes possam ser revisadas para fins de esclarecimento, resolução de conflitos, auditoria, ou melhoria contínua dos processos de comunicação e colaboração.
- Origem: Conversas registradas via WhatsApp ou telefone
- Sistemas Envolvidos: SIGA e Digisac
- Local de Armazenamento: Nuvem (AWS)
- Tempo de Armazenamento: Os dados podem precisar ser retidos por períodos específicos após o término do contrato, conforme exigido por legislações. Geralmente, esses dados são mantidos por 10 anos após o encerramento do contrato entre a Checkout e o supermercado. Essa retenção garante que a empresa esteja em conformidade com as exigências legais.
- Base Legal: O tratamento dos dados de conversas arquivadas com supermercados e instituições de aprendizagem pela Checkout é fundamentado em bases legais específicas para garantir a conformidade com a LGPD. A execução de contrato, conforme Art. 7º, inciso V, justifica a necessidade de acessar esses dados para assegurar que as comunicações sejam geridas de forma eficaz, contribuindo para a execução de contratos e parcerias, garantindo que os termos acordados sejam cumpridos. Além disso, o legítimo interesse, conforme Art. 7º, inciso IX, pode ser alegado para justificar a manutenção de registros de comunicação, assegurando a transparência e a responsabilidade nas interações com parceiros, desde que esse interesse não prevaleça sobre os direitos e liberdades fundamentais dos titulares dos dados.
- Política de Descarte: Exclusão automática ou manual após o término do prazo de retenção, conforme definido e com métodos seguros para garantir a eliminação permanente dos dados.
Direitos dos Titulares
As solicitações dos titulares dos dados para exercer seus direitos serão respondidas conforme exigido pela legislação aplicável. Os titulares podem enviar solicitações através do e-mail dpo@checkoutrh.com.br aos cuidados do DPO.
Atualização da Política
A Checkout reserva-se o direito de alterar ou atualizar esta política. A versão mais recente estará disponível no site da empresa.
Contato Facilitado
Para dúvidas ou solicitações, entre em contato através do e-mail dpo@checkoutrh.com.br.
Esta Política foi revista e aprovada pela Checkout RH, entrando em vigor em outubro/2024, com revisões.
